La version de votre navigateur est obsolète. Nous vous recommandons vivement d'actualiser votre navigateur vers la dernière version.

FICHES DE POSTE


 

                le Président

Il est choisi parmi les membres du Conseil d’Administration et élu par celui-ci pour une durée de 2 ans. Il est rééligible.

Il veille au respect des statuts et du règlement intérieur.

Il représente l’Association dans les actes de la vie civile et particulièrement en justice. En cas de représentation en justice, il n’est remplacé que par un mandataire agissant en vertu d’une procuration écrite.

Il reçoit délégation du Conseil d’Administration pour la gestion de l’Association. Il peut déléguer tout ou partie de ses pouvoirs aux Vice-Présidents, au Secrétaire Général, au Délégué Général ou au Trésorier Général.

Il préside toutes les Assemblées générales dont il signe les minutes.

Il convoque les réunions du Bureau et des Assemblées Générales.

Il ordonnance les dépenses et la signature dans les correspondances ainsi que pour les démarches financières (signature des chèques par exemple).

Si, en cours de mandat, le Président se trouve dans l’impossibilité d’exercer ses fonctions, il est remplacé par le premier Vice-Président.

En cas de vacance du poste de Président, le premier Vice-Président expédie les affaires courantes et convoque, dans un délai d’un mois, le Conseil d’Administration en vue d’élire un nouveau Président.

               

le Premier Vice-Président

Il est choisi parmi les membres du Conseil d’Administration et élu par celui-ci pour une durée de 2 ans. Il est rééligible.

Il assiste le Président dans toutes ses fonctions.

Il a en charge, avec les autres Vice-Présidents et le Délégué Général, la responsabilité et la gestions des Commissions Techniques et Groupes de Travail.

En cas d’indisponibilité du Président, il le remplace avec les mêmes droits et prérogatives et organise les modalités de remplacement du Président, comme indiqué ci-dessus, en cas de vacance du poste de Président.

En cas de vacance du poste de Premier Vice-Président, un nouveau Premier Vice-Président est coopté par le Bureau, choisi parmi ses membres, ce choix devant être ratifié par le Conseil d’Administration suivant.

 Autres Vice-Présidents

Ils sont choisis parmi les membres du Conseil d’Administration et élus par celui-ci pour une durée de 2 ans. Ils sont rééligibles.

Ils ont en charge, avec le Premier Vice-Président et le Délégué Général, la responsabilité et la gestion des Commissions Techniques et Groupes de Travail.

Ils représentent l’Association dans les cas d’indisponibilité du Président et du Premier Vice-Président.

En cas de vacance du poste de Président, avec indisponibilité du Premier Vice-Président, un Vice-Président expédie les affaires courantes et convoque dans un délai d’un mois le Conseil d’Administration pour élire un nouveau Président.

En cas de vacance du poste de Vice-Président, un nouveau Vice-Président est coopté par le Bureau, choisi parmi ses membres, ce choix devant être ratifié par le Conseil d’Administration suivant.

 

Le Secrétaire Général (assisté d’un Secrétaire Général Adjoint)

Il est choisi parmi les membres du Conseil d’Administration et élu par celui-ci pour une durée de 2 ans. Il est rééligible.

Il a délégation permanente du Bureau pour assurer la marche et l’administration de l’Association.

Il peut, avec l’accord du Bureau, déléguer tout ou partie de ses pouvoirs.

Il prépare les Assemblées Générales, en fixe l’ordre du jour (qui tient compte des propositions écrites reçues des adhérents au moins un mois avant l’Assemblée Générale), en propose les dates et lieux.

Il est chargé des convocations aux AG et en arrête les propositions à soumettre.

Il rédige les PV qu’il signe conjointement avec le Président ainsi que ceux des séances du Bureau et du Conseil d’Administration.

Il tient à jour les registres réglementaires.

Il fait enregistrer auprès des teneurs de comptes et administrations, les signatures des nouveaux autorisés.

Il a, avec le Président et le Trésorier Général, délégation de signature sur les comptes ouverts au nom de l’Association.

Il a la signature, conjointement avec le Délégué Général, la responsabilité et la gestion de la délégation Médias.

En cas d’indisponibilité provisoire du Secrétaire Général, il est remplacé par cooptation par un membre du Conseil d’Administration, le choix devant être entériné par le Conseil d’Administration suivant.

Il est en liaison permanente avec le Président, le Délégué Général et le Trésorier Général.


Détails

ADMINISTRATION GENERALE

Gestion des adhérents avec le trésorier

Tenue des fichiers ( Mouvements , relances )

Tenue du fichier des destinataires de revues ( Nécessite des liaisons avec le trésorier , les régions , le Délégué général et le Délégué Général Adjoint )

Comptabilité

Contrôle des éléments de  comptabilité mensuelle et annuelle

Accord sur factures ( Achat de matériels , déplacements … )

Tenue de l’inventaire de matériels ACOMM

Suivi du rapport du contrôleur aux comptes

Suivi des placements

Secrétariat Général

Organisation des CA , AG ( Convocations organisation )

Rédaction des CR ( Conseil d’administration , rapport d’activité … )

Réception courrier,  mails , revues pour info et re- routage aux personnes concernées. S’assurer que les réponses sont faites .

Déplacements en Province ( Participation avec le Délégué général pour la vie en régions )

CPPAP : Etablissement de la demande d’agrément , suivi des relations avec divers organismes ( Data presse , bibliothèque de France .. . )

Subvention : Etablissement de la demande de subvention

Revue : Recherche et sélection des articles , mise en forme informatique , pagination ( Selon règles de la CPPAP ) , contrôles et relecture , bon à tirer , accord sur nombre d’exemplaires et factures . Traitement des retours ( Refus , adresses erronées )

Etablissement de l’annuaire

Rédaction sur cahier légal des CR des AG .

 

Le Délégué Général (assisté d’un Délégué Général Adjoint)

Il est choisi parmi les membres du Conseil d’Administration et élu par celui-ci pour une durée de 2 ans.

Il est rééligible.

Il assure l’organisation interne de l’Association en maintenant un contact permanent avec les Régions.

Il est responsable de la nomination des Délégués Régionaux dont il est l’interlocuteur direct.

Il coordonne le fonctionnement des Délégations Régionales, des Commissions Techniques, des Groupes de Travail, des réunions nationales, internationales, inter-associations, colloques et tables rondes auxquels l’Association a décidé de participer.

Il a en charge, avec le Secrétaire Général, la responsabilité et la gestion de la délégation Médias.

Il a, conjointement avec le Secrétaire Général avec lequel il travaille en symbiose, la signature de la correspondance et de tout document concernant la vie de l’Association.

En cas d’indisponibilité du Délégué Général, il est remplacé par un membre du Bureau, en priorité par le Secrétaire Général.

En cas de vacance du poste de Délégué Général, il est remplacé par cooptation par un membre du Conseil d’Administration, ce choix devant être ratifié par le prochain Conseil d’Administration.

               

Le Trésorier Général (assisté d’un Trésorier Général Adjoint)

Il est choisi parmi les membres du Conseil d’Administration et élu par celui-ci pour une durée de 2 ans. Il est rééligible.

 Il est spécialement chargé de la gestion financière et comptable de l’Association.

Il effectue toutes les opérations concernant les espèces, les chèques, compte-épargne et fonds de placement.

Il enregistre les mouvements financiers sur un registre agréé par l’Association, la comptabilité analytique mensuelle.

Il prépare les déclarations fiscales.

Il est responsable du Rapport financier annuel et prépare le bilan prévisionnel. Il le fait approuver par le Contrôleur aux Comptes. Il archive les pièces comptables justificatives qu’il est tenu de lui présenter.

Il administre le patrimoine de l’Association et propose l’emploi des fonds disponibles.

Il appelle les cotisations, enregistre les adhésions, décès, démissions ou les radiations qu’il propose éventuellement.

Il émet les justificatifs fiscaux.

Il expédie les cartes de membres et les timbres de cotisations annuelles.

Il tient à jour le fichier des membres de l’Association à l’aide des informations fournies par les bulletins d’adhésion et les Délégations régionales.

Il gère les abonnements à la revue de l’Association et encaisse les droits de publicité.

Il paie les cotisations aux organismes auxquels l’Association adhère : IFSMA, Confédération, etc…

Il procède au remboursement des frais.

Avec le Président et le Secrétaire Général, il a délégation sur les comptes ouverts au nom de l’Association.

En cas de vacance du poste de Trésorier Général, le Bureau désigne provisoirement son remplaçant par cooptation d’un membre du Conseil d’Administration, ce choix devant être ratifié par le prochain Conseil d’Administration.

Il est en liaison directe avec le Délégué Général, les Délégués de Région, le contrôleur aux Comptes et les membres du Conseil d’Administration.